Beranda » E-Proper
(Th.2022) PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP SURAT MASUK BERDASARKAN KODE KLASIFIKASI DI SUB BAGIAN TU DAN KEPEGAWAIAN DINAS PERPUSTAKAAN KABUPATEN LAHAT
Nuraisyah, S.S.T.Ars. | BPSDMD Provinsi Sumatera Selatan | Tahun 2022Abstrak
Latar Belakang
Aparatur Sipil Negara (ASN) menurut UU No. 5 Tahun 2014 adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja pada Instansi pemerintahan yang diangkat oleh pejabat Pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. ASN diharapkan mampu memenuhi standar kompetensi untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya secara efektif dan efisien sehingga dapat melayani masyarakat secara profesional. Hal tersebut terkait dengan kompetensi pegawai dalam pelaksanaannya mendayagunakan seluruh sumber daya untuk memenuhi sasaran dan misi organisasi yang diimplementasikan dari sikap dan perilakunya yang setia dan taat kepada Negara, bermoral, bermental baik, sadar akan tanggung jawabnya sebagai seorang pelayan publik, pelaksana kebijakan serta mampu sebagai perekat persatuan dan kesatuan bangsa.
ASN memiliki fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa yang dituntut untuk menerapkan nilai dasar sesuai core values ASN yaitu berAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Untuk dapat melahirkan sosok PNS yang professional, Instansi Pemerintah wajib memberikan Pendidikan dan Pelatihan terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) sesuai dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 tahun 2021, pasal 5 yang menyatakan bahwa pelatihan dasar (Latsar) CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi yang dilakukan secara terintegrasi. Selama mengikuti kegiatan Latsar, CPNS dibekali dengan nilai-nilai dasar yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas jabatan Profesi PNS secara profesional sebagai pelayan masyarakat yang meliputi: Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmoni, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK) serta Sikap Perilaku Bela Negara, Manajemen ASN, dan Smart ASN. Tenaga Ariparis sebagai salah satu ASN diharapkan dapat membentuk karakter yang kompeten, profesional, berintegritas, dan berkomitmen baik atas tugas dan fungsi yang diembannya.
Suatu organisasi dapat melakukan kegiatan administrasi yang baik dan benar dengan diikuti pengelolaan arsip yang sistematis dan konsisten. Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yaitu dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Pelaksanaan pengelolaan arsip yang baik dan benar harus didukung oleh sumber daya kearsipan yang terdiri dari sumber daya manusia, sarana dan prasarana, organisasi kearsipan serta pendanaan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai sumber organisasi dan sebagai ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya tersebut, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan adanya Undang - Undang yang mengatur mengenai arsip yaitu Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan. Pada hakikatnya, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas dalam pelayanan publik pada pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Maksud dari penyataan tersebut yaitu bahwa penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional, prasarana dan sarana yang memadai serta adanya dukungan pemerintah akan meningkatkan kualitas pelayanan publik yang merupakan salah satu indikator untuk menuju good government. Oleh karenanya keberadaan pengelolaan arsip menjadi perhatian pemerintah dalam sistem kearsipan sebagai upaya meningkatkan pelayanan informasi dan sistem kearsipan yang lebih baik.
Guna mewujudkan pengelolaan arsip surat masuk yang terlaksana secara berkelanjutan, kompherensif dan terpadu, maka diperlukan suatu
upaya untuk memudahkan temu baliknya arsip tersebut. Faktor-faktor kearsipan yang baik menguraikan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis harus diiringi peningkatan dari segi kualitas maupun kuantitas pengelolaan arsip yang meliputi sistem penyimpanan secara tepat, kondisi sarana prasarana unit serta kompetensi dan profesionalitas pengelola arsip. Ketiga faktor tersebut harus saling melengkapi demi terciptanya pengelolaan arsip surat masuk yang terpenuhi. Salah satu cara untuk mewujudkan optimalisasi pengelolaan arsip surat masuk yaitu melalui penataan dan penyimpanan arsip surat masuk.
Kegiatan ini lebih dikhusukan pada perumusan solusi dari penulis dalam mengatasi permasalahan penataan dan penyimpanan arsip surat masuk. Penyimpanan surat masuk masih belum tertata, Surat perkantoran yang belum tersimpan dan tertata secara rapi sehingga sulit didapatkan jika dibutuhkan. Hal ini menyebabkan adanya dokumen yang terselip atau hilang. Dalam menyikapi masalah tersebut, perkembangan teknologi pada masa kini dapat menjadi alternatif solusi. Teknologi pemindai berkas yang menghasilkan dokumen digital dari
dokumen fisik yang kemudian di unggah ke dalam penyimpananan eksternal hardisk diharapkan dapat menjadi jawaban bagaimana menyimpan dokumen dengan aman dan selanjutnya juga memudahkan dalam pencarian arsip surat masuk tersebut. Cara ini diadopsi untuk
peningkatan penyimpanan surat masuk di Dinas Perpustakaan Kabupaten Lahat. Kegiatan ini diawali dengan melakukan koordinasi dengan atasan